KSeF czy eSYF, inwigilacja podatkowa START

Bez paniki – system stoi, choć „zadyszka” jest widoczna gołym okiem. Oto gorący raport z frontu e-fakturowania. Mamy 2 lutego 2026 roku – dzień, który w kalendarzach księgowych i przedsiębiorców był zakreślony na czerwono od lat. Obowiązkowy Krajowy System e-Faktur (KSeF) właśnie ruszył dla największych podmiotów, a my sprawdzamy, jak minęły pierwsze godziny tego cyfrowego przewrotu.

---

1. Wydajność bramek: „Kolejka cyfrowa”

Od godziny 8:00 rano serwery Ministerstwa Finansów przechodzą najtrudniejszy test w historii.

• Czas oczekiwania na UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru): W godzinach szczytu (10:00–12:00) czas nadania numeru KSeF wydłużył się z kilku sekund do nawet 20-30 minut.
• Przepustowość API: Większość komercyjnych programów do fakturowania radzi sobie z wysyłką, ale systemy ERP w dużych korporacjach raportują sporadyczne błędy „Timeout 504”. Jeśli Twoja faktura „wisi”, nie wysyłaj jej drugi raz – prawdopodobnie jest już w kolejce do przetworzenia.

2. Najczęstsze problemy „Pierwszego Dnia”

Nie wszystko poszło zgodnie z planem. Oto co najczęściej zgłaszają dziś firmy:

• Problemy z autoryzacją: Profil Zaufany przeżywa oblężenie. Przedsiębiorcy, którzy zostawili generowanie tokenów na ostatnią chwilę, mają problem z zalogowaniem się do portalu podatnika.
• Błędy w schemie FA(2): KSeF jest bezlitosny dla literówek. Wystarczy dodatkowa spacja w NIP-ie lub nieprawidłowy format daty, a system odrzuca dokument w całości. Pamiętaj: faktura odrzucona przez KSeF nie istnieje w obrocie prawnym.
• Załączniki: Wielu wystawców wciąż próbuje „przemycić” specyfikacje w PDF-ie. Przypominamy: KSeF przyjmuje tylko czysty XML. Załączniki musisz przesyłać mailem poza systemem.

3. Tryb awaryjny – kiedy z niego skorzystać?

Ministerstwo nie ogłosiło jeszcze oficjalnej awarii ogólnokrajowej, ale warto znać procedury na wypadek „czarnego scenariusza”.

Sytuacja	Co robisz?	Termin na dosłanie do KSeF
Awaria po stronie MF	Wystawiasz fakturę offline (z kodem QR).	7 dni od zakończenia awarii.
Brak internetu u Ciebie	Tryb „Offline” – generujesz fakturę z kodem QR.	Następny dzień roboczy po usunięciu problemu.
Błąd w fakturze	Wystawiasz fakturę korygującą (również przez KSeF).	Niezwłocznie.

Ważne dla bezpieczeństwa: Jeśli otrzymasz dziś „fakturę” mailem w PDF-ie od kontrahenta B2B, koniecznie sprawdź, czy posiada ona numer KSeF oraz kod QR. Bez tego dokumentu nie możesz ująć w kosztach ani odliczyć VAT-u!

Co robić w tej chwili?

1. Nie panikuj: Jeśli system odrzuca fakturę, sprawdź strukturę XML w darmowym testerze ministerstwa.
2. Sprawdzaj e-mail: Twoi dostawcy mogą dziś masowo wysyłać powiadomienia o przejściu na e-faktury – upewnij się, że ich systemy poprawnie „widzą” Twój NIP.
3. Weryfikuj uprawnienia: Sprawdź, czy Twoja księgowa na pewno ma nadane uprawnienia do odbierania faktur w Twoim imieniu.

Dziś na serwerach Ministerstwa Finansów panuje gorączka, więc tryb offline to Twój najlepszy przyjaciel. Jeśli system KSeF „leży” lub Ty nie masz internetu, wystawiasz fakturę z kodem QR. Oto jak to zrobić szybko i poprawnie.

Procedura „Offline” w 4 krokach

1. Wystawienie XML: Twój program księgowy generuje fakturę w standardowej strukturze FA(2). Mimo braku połączenia, dokument musi być identyczny z tym, który docelowo trafi do systemu.
2. Generowanie Kodu QR: Program musi nałożyć na fakturę kod graficzny. Zawiera on zaszyfrowany link z danymi (m.in. NIP wystawcy i nabywcy, numer faktury, kwota brutto).
3. Wydanie dokumentu: Przekazujesz fakturę (jako PDF lub wydruk) kontrahentowi. Kod QR jest teraz dowodem, że faktura została wystawiona zgodnie ze wzorem KSeF, mimo że nie ma jeszcze numeru systemowego.
4. Dosyłka: Gdy system ruszy, masz 7 dni (awaria MF) lub do następnego dnia roboczego (Twoja awaria), aby wysłać ten sam plik XML do KSeF.

Jak sprawdzić, czy kod QR działa?

Nie potrzebujesz skomplikowanych narzędzi. Każdy przedsiębiorca może to zweryfikować „w biegu”:

• Aplikacja Mobilna KSeF: Użyj oficjalnej aplikacji Ministerstwa Finansów. Po zeskanowaniu kodu aplikacja wyświetli komunikat: „Dane zgodne ze strukturą logiczną”.
• Wizualna kontrola: Sprawdź, czy kod jest wyraźny. Jeśli jest rozmazany lub zbyt mały, systemy skanujące u kontrahenta mogą go odrzucić, co zablokuje mu możliwość odliczenia VAT.

---

Tabela: Co musi być w kodzie QR?

Element	Opis	Dlaczego to ważne?
Link weryfikacyjny	Unikalny adres URL do portalu MF.	Pozwala sprawdzić autentyczność faktury.
Suma kontrolna (Hash)	Skrót danych z faktury.	Gwarantuje, że nikt nie zmienił kwoty po wystawieniu.
NIP stron	Dane sprzedawcy i nabywcy.	Zapobiega przypisaniu faktury do innej firmy.

Pamiętaj: Faktura offline bez kodu QR w 2026 roku jest traktowana jak zwykła kartka papieru – nie daje prawa do odliczenia podatku!