E-doręczenia są to listy polecone z potwierdzeniem odbioru w wersji elektronicznej. Osoby, które zdecydują się na korzystanie z takiej usługi nie będą już musiały czekać na listonosza lub realizować avizo na poczcie. Zamiast listu papierowego otrzymają pismo, które zostanie wysłane na adres do doręczeń elektronicznych. Usługa ta jest nowa, a jej pełne wprowadzenie w życie potrwa jeszcze kilka lat. Sprawia to, że wiele osób nie wie, jak z niej skorzystać i kto ma taki obowiązek. Oto krótki przewodnik po e-doręczeniach.
E-doręczenia to nowa forma cyfrowej komunikacji przedsiębiorców z administracją Państwową. Z usługi tej mogą skorzystać także osoby fizyczne, choć w tym przypadku jest to całkowicie dobrowolne. Zgodnie z prawem tak przesłane pismo będzie równoważne z przesyłką poleconą za zwrotnym potwierdzeniem odbioru. Umożliwi to ponadto przechowywanie, wysyłanie i odbieranie korespondencji online. Adres będzie odrębnym adresem od tego, jaki posiadamy w poczcie elektronicznej. Jest to bowiem tzw. usługa zaufania. W praktyce oznacza to bezpieczeństwo korespondencji oraz pewność skutków prawnych.
Jakie korzyści przyniesie usługa? – cyfrowa korespondencja
E-doręczenia będą realizowane jedynie przez dostawców usług zaufania. Należy do nich Poczta Polska S.A., a także Ci dostawcy komercyjni, którzy są wpisani do rejestru prowadzonego przez Ministerstwo Cyfryzacji. Wielu przedsiębiorców, prawników i reprezentantów zawodów zaufania publicznego traktuje tę nowość jako kolejny obowiązek wobec państwa. Tymczasem e-doręczenia wiążą się również z wieloma wymiernymi korzyściami. Najważniejsze z nich to:
- wygoda przechowywania, wysyłania i odbierania korespondencji,
- komfortowy dostęp do treści korespondencji przez osoby mające problem z odczytaniem listu papierowego – niewidome lub niedowidzące,
- możliwość jednoznacznej identyfikacji nadawcy i adresata,
- integralność przesyłanych danych,
- łatwy dostęp do dowodów odbioru i wysyłki korespondencji,
- możliwość łatwego znalezienia adresu do e-doręczeń odbiorcy,
dostęp do informacji o datach wysłania i odbioru pism,- tajemnica korespondencji.
Usługę tę docenią także osoby dbające o środowisko naturalne, które zwykle rezygnują z dokumentów w formie papierowej.
Jak to działa?
Skrzynka do e-doręczeń to platforma dająca możliwość bezpiecznego dostępu do korespondencji elektronicznej. Docelowo ma zastąpić przesyłanie pism przez ePUAP. Może ona być osobista, służbowa oraz udostępniona. Skrzynka osobista przeznaczona jest na wiadomości dotyczące indywidualnych spraw obywatela. Służbowa zawiera korespondencję dla firmy lub instytucji, w której zatrudniony jest jej użytkownik. W skrzynce udostępnionej można natomiast znaleźć pisma innych użytkowników w ich zastępstwie.
Skrzynka dostępna w koncie przedsiębiorcy daje możliwość przechowywania, odbierania i wysyłania korespondencji. Można tu także znaleźć adresy wpisane do bazy adresów elektronicznych. Właściciele firm wpisanych do CeiDG mogą samodzielnie zarządzać skrzynką. Mają także możliwość wyznaczenia administratora, który będzie mógł mieć do nich dostęp w ich zastępstwie. Osoby, których przedsiębiorstwa znajdują się w KRS mają obowiązek wyznaczenia takiego administratora.
E-doręczenia dla przedsiębiorców oraz instytucji
Obowiązek dołączenia do krajowego systemu doręczeń elektronicznych wchodzi w życie już 31 Grudnia 2023 r. Dotyczy on wielu właścicieli firm oraz instytucji publicznych i niepublicznych. Są to:
- organy administracji państwowej,
- organy kontroli państwowej i ochrony prawa,
- ZUS, KRUS i fundusze zarządzane przez te instytucje,
- NFZ,
- samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej,
- uczelnie publiczne,
- samorządowe i państwowe instytucje kultury,
państwowe fundusze budżetowe oraz instytucje gospodarki budżetowej,- osoby prawne wykonujące zadania publiczne,
- jednostki samorządu terytorialnego,
- osoby wykonujące zawody zaufania publicznego – adwokaci, radcy prawni, doradcy podatkowi, doradcy restrukturyzacyjni, notariusze i rzecznicy patentowi,
- podmioty niepubliczne, które zostały wpisane do KRS po 10 Grudnia 2023 r.
Usługa będzie rozwijana w kolejnych latach, a obowiązek korzystania z e-doręczenia będzie dotyczył coraz większej liczby różnego rodzaju podmiotów publicznych i niepublicznych.
Kto dołączy do systemu w latach 2024-2029?
Zgodnie z harmonogramem wyznaczonym przez Ministerstwo Cyfryzacji obowiązek posiadania skrzynki do e-doręczeń i korzystania z systemu będzie dotyczył:
- od 01.01.2024 r. – podmiotów niepublicznych składających wniosek o wpis do CEIDG po 31.12.2023 r. Podmioty niepubliczne wpisane do CEIDG do 31.01.2023 r. będą miały taki obowiązek, o ile planują dokonać zmian we wpisie w czasie od 30.09.2025 do 30.09.2026 r.
- od 10.03.2024 r. – podmiotów niepublicznych wpisanych do KRS przed 10.12.2023 r.,
- od 01.01.2025 – innych podmiotów publicznych,
- od 01.10.2026 r. – podmiotów niepublicznych, które zostały wpisane do CEIDG przed 31.12.2023 r. Mają one ten obowiązek, o ile nie dokonały zmian we wpisie w terminie 30.09.2025-30.09.2026 r.,
- od 01.10.2029 r. – trybunałów, sądów, organów ścigania, prokuratór, służby więziennej, komorników. Termin ten obowiązuje również jednostki samorządu terytorialnego oraz związki metropolitalne i samorządowe.
E-doręczenia dla osób fizycznych, przedsiębiorców i instytucji – Jak złożyć wniosek?
Ministerstwo Cyfryzacji radzi, aby wniosek o utworzenie adresu do e-doręczeń uzyskać już teraz, nie czekając na ostatnią chwilę, gdy systemy informatyczne będą przeciążone. Wniosek taki można wypełnić i wysłać elektronicznie na tej stronie. Trzeba go podpisać w jeden ze sposobów: profilem zaufanym, e-dowodem, podpisem kwalifikowanym lub pieczęcią elektroniczną. Informacja o utworzeniu adresu do doręczeń elektronicznych i skrzynki zostanie wysłana w odrębnej wiadomości na podany adres e-mail. Znajdzie się tam też instrukcja, jak aktywować adres do e-doręczeń.
Po poprawnym wykonaniu tych czynności korespondencja elektroniczna będzie trafiała do założonej skrzynki. Należy zatem pamiętać, aby co jakiś czas się do niej logować i sprawdzać, czy nie pojawiły się nowe listy.
Osoby pełniące różne funkcje publiczne będą musiały utworzyć odrębne adresy do e-doręczeń do każdej z ról. Przykładowo przedsiębiorca utworzy adresy jako osoba prywatna i dla swojej działalności gospodarczej.
Warto pamiętać, że wpis adresu do e-doręczeń dla osób fizycznych jest ważny do 3 lat. Inne podmioty posiadają go bezterminowo. Aby go przedłużyć, trzeba będzie złożyć oświadczenie woli.
Chcesz dowiedzieć się więcej o systemie i jego zastosowaniu? Obejrzyj ten film.
Może Cię także zainteresować artykuł informujący o tym, na czym polega zastrzeżenie numeru PESEL.
